Cinco errores al encargar una sustitución de última hora (y cómo evitarlos)

Una sustitución de última hora sale bien cuando el sustituto llega al acto sabiendo exactamente qué tiene que hacer. Casi todos los problemas que hemos visto en sustituciones en Vilafranca del Penedès, El Vendrell y Vilanova i la Geltrú vienen de los mismos cinco descuidos, y todos se evitan en diez minutos.

1. Enviar el expediente entero, pero sin instrucciones

Recibir cuarenta documentos sin una nota de dos párrafos obliga al sustituto a reconstruir tu estrategia a ciegas. Lo que de verdad necesita es saber qué quieres conseguir en ese acto concreto: qué pedir, qué no conceder, qué prueba practicar o impugnar, si cabe acuerdo y en qué términos, y qué puntos son innegociables. Un correo breve con esas instrucciones vale más que el expediente completo. Los documentos, después, se ordenan solos.

2. No avisar al cliente de que irá un compañero

La sustitución puntual no requiere venia, porque la dirección letrada sigue siendo tuya, pero el cliente que llega a la sala y se encuentra con un abogado que no conoce se inquieta, y esa inquietud se nota en su declaración. Una llamada tuya de un minuto («mañana irá en mi lugar un compañero de confianza, con mis instrucciones») lo cambia todo. Si el cliente no va a asistir, dínoslo también: cambia la forma de preparar el acto.

3. Olvidar al procurador

En los procedimientos con procurador, el sustituto debe poder localizarlo antes del acto para coordinar la presentación de documentos, las copias y cualquier incidencia de última hora. Incluye siempre su nombre y teléfono en el encargo. Si el procurador es de otro partido judicial y actúa por sustitución, indícalo también.

4. No prever si hace falta poder

Hay actos en los que el sustituto necesita acreditar la representación o acompañar al cliente a otorgar un poder apud acta. Si el acto lo requiere, conviene saberlo al encargarlo, no en la puerta de la sala: el otorgamiento lleva su tiempo y hay que contar con él. Cuando nos indicas que es un acto con poder, lo tenemos en cuenta en la disponibilidad y en el precio cerrado.

5. No dejar un teléfono al que llamar ese día

Aunque las instrucciones sean perfectas, en sala surgen imprevistos: una propuesta de acuerdo, una prueba no anunciada, una suspensión. El sustituto no debe tomar decisiones que afecten a la estrategia sin consultarte. Deja un número en el que estés localizable durante el acto, o el de alguien de tu despacho con capacidad para decidir.

La lista corta

• Instrucciones claras: qué pedir, qué no conceder, qué probar.
• Cliente avisado y, si asistirá, cómo localizarlo.
• Datos del procurador.
• Si el acto requiere poder, dicho de antemano.
• Un teléfono operativo durante el acto.

Con eso, el sustituto puede hacer lo que debe: defender tu posición como si fueras tú e informarte nada más terminar. Si tienes un señalamiento en el Penedès o el Garraf, en la página cómo encargar una sustitución tienes el paso a paso completo, y en el formulario de solicitud te confirmamos disponibilidad y precio cerrado el mismo día.